Bestuur en commissies

Hoofdbestuur

email: hoofdbestuur@vvvirtus.onmicrosoft.com

Dagelijks bestuur

Vacature Voorzitter – email: Voorzitter@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Algemene Leden Vergadering
    • agendasamenstelling + voorbereiding (V)
    • uitnodiging leden (V)
    • Verslaglegging (V)
    • Gespreksleider (t)
  • Hoofdbestuur
    • Agenda bestuursvergaderingen (V)
    • Jaaragenda (V)
    • Aansturen op taakvervulling  bestuursleden (t)
    • Bewaken tijdigheid en prioriteit van vraagstukken (V)
    • Bewaken kwaliteit van stukken en documenten (t)
  • Werknemers
    • Contractgesprekken en administratieve borging daarvan (V/t)
    • Handhaving contractafspraken (V)
    • Tussentijdse evaluaties (t)
  • Commissies
    • Aanhaking van en toebedeling bestuursleden bij commissies (V)
    • Mediator bij geschillen (t)
  • Externe contacten
    • Regie op communicatie met gemeente. (t)
    • Escalatiepunt in contacten met gemeente. (t)
    • Vertegenwoordiging vereniging bij KNVB bijeenkomsten (V)
    • Regiepunt contacten met omringende verenigingen (V)
  • Aanspreekpunt leiding G-team, 2 x per jaar evaluatie (t)

Kok van Wijngaarden Secretaris – email: secretaris

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Secretariaat hoofdbestuur
    • Kwalitatieve bewaking van inkomende en uitgaande post: alle (digitale) post lezen, evalueren en verder distribueren naar betreffende bestuurslid. (V/t)
    • Eindredactie uitgaande post namens bestuur. (t)
    • Verwerken vergaderresultaten in TEAMS. (t)
    • Geborgde documentatie: archivering van belangrijke documenten met als resultaat transparantie voor bestuur. (V/t)
    • Agendasamenstelling ALV (t)
  • Externe contacten
    • Ondersteuning voorzitter bij besprekingen (t)
    • Verslaglegging overleg in TEAMS (t)
  • Administratieve commissie
    • Borging hoofdlijnen van documentbeheer. (V)
    • Monitoring soorten documentatie in de vereniging. (t)
    • Bewaken kwaliteit van gedelegeerde taken aan adm. comm. (V)
  • Audits AVG, samen met bestuurslid Algemene Zaken (t)

Vacature
Penningmeester – email: Penningmeester@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  •  Financiële commissie “administratief clubke”
    • Kwalitatieve aansturing deelnemers met als resultaat: geborgde vastlegging financiële boekingen en verantwoordingen. (V)
    • Beoordeling kwaliteit coderingen in Care4cash. (V/t)
    • Voorbereiding kascontrole. (V)
    • Goedkeuring betalingen.(V/t)
    • Bewaking tijdige aanvraag subsidie Gemeente. (V/t)
    • Concept opzet financiële jaarbegroting maken. (t)
  • Sponsorcommissie
    • Geborgd sponsorbeleid. (V)
    • Kwaliteit en tijdigheid van uitgaande facturen. (V)
    • Uitnodiging sponsoren bij nieuwjaarsbijeenkomst en bijzondere gebeurtenissen vereniging. (V)
    • Afwikkeling wanbetaling. (V/t)
    • Periodiek overleg met sponsorcommissie over lopende acquisitie (ook in relatie tot oud papier), facturering en wanbetaling.(t)
    • Aansturing secretaris voor uitnodigen van sponsoren.(t)
    • Facturering van club van 50, in overleg met commissie. (V)
    • Facturering van club van 75, in overleg met commissie. (V)
  • Kantine
    • Minimaal twee keer per jaar het uitvoeren van audits op transacties, eigen gebruik, inkoop en voorraadbeheer. (t)
    • Opzet verbeterplan met bestuurslid kantinebeleid en beheer. (t)
  • Oud papier-commissie
    • Bewaakte balans tussen inkomsten en uitgaven. (t)
    • Periodieke contacten met innemer oud papier, waaronder prijsafspraken. (t)
    • Beloningsbeleid oud papier ophalers. (V)
    • Maandelijks overzicht opgehaald oud papier en inkomsten verstrekken aan bestuur én aan commissie. (t)
  • Fiscus
    • Afwikkelen alle opgaves loonbetalingen aan fiscus. (V)
    • Kwartaalopgave BTW en opgave Loonbelasting (V)

Bestuursleden

Arno van Hal
Kantinebeheerder – email:
 Kantinebeheerder@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Inkoop en Verkoop kantinegoederen
    • Optimale inkoopprijzen goederen en diensten. (V)
    • Verkoop minimaal op begrotingsniveau. (V/t)
    • Winst in verkoopprijzen op basis van verenigingsscan. (t)
    • Samen met penningmeester prijsonderhandelingen met leveranciers. (t)
    • Jaarbegroting omzet en marges. (V/t)
    • Bewaking balans inkoop/verkoop op basis van registraties in Twelve en balans resultaten. (V/t)
    • Bewaking eigen gebruik. (V)
    • Beheer artikelen en inrichting kassa.(t)
    • Concept voorstellen kantineprijzen voor bestuur. (t)
  • Voorraadbeheer
    • Optimale afstemming verkoop / inkoop van goederen. (V)
    • Bewaking fraudegevoeligheid bij aanslagen op kassa en geldstromen. (V)
    • Inrichten minimum voorraden in Twelve. (t)
    • Bestellen op basis van gegevens in Twelve. (t)
    • 4 keer per jaar balans. (t)
    • Voorkomen winkeldochters. (V)
  • Barcommissie
    • Bezetting bij verkoopmomenten in kantine (V/t).
    • Wettelijk Gecertificeerde barmedewerkers (t)
    • Enthousiasmeren barmedewerkers door verstrekken van inzicht in resultaten (t)
    • Overzicht van wettelijke eisen aan barmedewerkers laten vaststellen in bestuur (t)
    • Vastlegging certificaten in Sportlink of in Teams (V).
    • Uitbetalingsoverzichten verstrekken aan penningmeester – deze

Vacature
Algemene zaken / automatisering / beleid

email: algemenezaken@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Verenigingsbeleid
    • Geactualiseerd 3 jaren beleidsplan. (t)
    • Laten vaststellen verenigingsbeleid in bestuur en ALV. (t)
    • Richting geven aan handhaving van beleid. (V)
    • Ondersteuning dagelijks bestuur bij beleidsvraagstukken en externe contacten. (t)
  • Vrijwilligersbeleid en uitvoering
    • Opzet vrijwilligersbeleid (V)
    • Twee keer per jaar een commissiebijeenkomst met als doel: binden! (t)
    • Jaarlijkse wervingscampagne vrijwilligers in samenwerking met commissies. (t)
    • Synchronisatie agenda’s commissies. (V)
  • Automatisering
    • Borging AVG. (V/t)
    • Borging Automatiseringsbeleid. (V/t)
    • Ingeregelde mailboxen op basis van functionaris (t)
    • Inrichten en beheer van Sportlink, Twelve, Care4cash, TEAMS (database. Autorisaties). (V/t)
    • Beheer van computers, beeldschermen in bestuurskamer en kantine. (t)
    • Trainen van kader voor gebruik van Sportlink, Twelve, TEAMS (t)
    • Beheer gratis abonnementen O365 voor vrijwilligers. (V/t)
    • Beheer Microsoft gebruikers Virtus (V/t)
    • Beheer Microsoft Teams vergader en archiveringsomgeving (V/t)
    • Beheer Care4Cash (V/t)
  • Aanspreekpunt voor activiteitencommissie
    • Periodiek bijwonen vergadering activiteitencommissie. (t)
    • Zorgen voor vastgestelde begroting activiteitencommissie. (V)

Vacature
Jeugdzaken / jeugdvoorzitter

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Leiding geven aan jeugdbestuur
    • Opstelling en handhaving van jaaragenda. (V)
    • Aanstelling jeugdtrainers. (V)
    • Ingeregeld beleid voor  toegang slecht weer training / accommodatie planning. (V)
    • Escalatiepunt verschillen van mening binnen de jeugd over uitvoeren beleid (V/t)
    • Gespreksleiding vergaderingen / aanspreken op verantwoordelijkheid (t)
    • Voorzitten leiders/trainersvergadering jeugd (2 keer per jaar) (t)
    • Voorzitten ouderavond (1 keer per jaar). (t)
  • Wedstrijdsecretariaat jeugd
    • Ingerichte zaterdagdienst (V)
    • Beslissingen op verzoek wedstrijdsecretaris jeugdzaken. (V/t)
  • Coördinatie meisjesvoetbal
    • Stimulering meisjesvoetbal. (V)
    • Periodiek contact met Technische commissie en kader  meisjesvoetbal, dit in samenwerking met bestuurslid Technische zaken. (t)
    • Bedenken en in gang zetten promotie-acties meisjesvoetbal, dit in samenwerking met bestuurslid Algemene Zaken. (t)

Vacature
Technische zaken

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Coördinatie heren en damesteams
    • Ingerichte zondagdienst (V)
    • Beslissingen op verzoek wedstrijdsecretaris. (t)
    • Afstemming met wedstrijdsecretaris jeugdafdeling (V)
    • Inroosteren functionarissen zondagdienst. (V)
    • Bewaken kwaliteit van aantal vriendschappelijke wedstrijden per team. (V)
    • 2 keer per jaar overleg met leiding herenteams en 2 keer per jaar met leiding damesteams. (t)
    • Periodiek overleg met wedstrijdsecretarissen jeugd, senioren en kantinebeheerder. (t)
  • Technische commissie
    • Vastgestelde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van technische commissie. (V)
    • Ingerichte technische commissie. (V)
    • Groepsbinding Technisch Kader. (V)
    • Wekelijkse afstemming met Coördinator Technische Zaken. (t)
    • Vertegenwoordiger namens bestuur bij laatste ronde kandidaat-gesprekken met werknemers. (V)
    • Ledenwerving technische commissie. (V)
    • Organiseren van kwartaalbijeenkomsten Technisch kader, de zogenaamde technische avonden. (V)
    • Gespreksleider /facilitator technisch kader jeugd. (V)
    • Samen met CTZ inrichten programma voor kwaliteitsverbetering van trainers prestatief en recreatief. (V)
    • Eindstem bij escalatie indeling teamspelers, waaronder toetsing aan beleid (V/t)

Commissies en aanspreekpunten

Vacature
Sponsorzaken

Erik de Waard
Oud papier

Marian Cullens
Financiële Administratie

Wendy van de Luijtgaarde
Financiële Administratie

Hans Vonk
Webmaster

Erik de Waard / Hans Vonk
Activiteitencommissie

Jos Verheijen / Henk Sweere / Jan Beljaars
Club van 50

Michel van Buuren
Wedstrijdsecretaris jeugd

email: Wedstrijdsecretariaat@vvvirtus.onmicrosoft.com

Hans Baremans
Wedstrijdsecretaris senioren

email: jdmc.baremans@ziggo.nl


Jan-Luc Matthee
Onderhoud 

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Onderhoud gebouwen en terreinen
    • Kwaliteit staat van onderhoud gebouwen en terreinen. (V)
    • Veiligheid actieve medewerkers.(V/t)
    • Budgetbewaking onderhoud.(t)
    • Opzet/actueel houden van Meer Jaren Onderhouds – en Investeringsplan (V/t)
    • Jaarlijkse begroting Onderhoud gebouwen en terreinen. (t)
    • Verantwoording uitgaven aan bestuur. (V/t)
  • Onderhoudscommissie
    • Taakverdeling onderhoud ploeg.(t)
    • Prioritering aanschaf van materialen en diensten. (t)
    • Zorgt voor bemensing van en taakverdeling binnen de onderhoudscommissie. (t)
    • Goedkeuring aanschaf materialen. (V)
    • Mede uitvoeren van onderhoud. (t)
  • Gemeente
    • Operationele afstemming onderhoud groenvoorziening en gebouwen. (t)
    • Kwalitatieve borging werkzaamheden door gemeente. (V)
    • Kwaliteitscontrole na uitvoering onderhoud door Bras. (t)
    • Melden van storingen en opvolgen storingsoplossing aan installaties. (t)
    • Bijwonen overleg over duurzaamheidsinitiatieven (t)