Bestuur en commissies

Hoofdbestuur

email: hoofdbestuur@vvvirtus.onmicrosoft.com

Dagelijks bestuur

Vacature
Voorzitter – email: Voorzitter@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • ALV
    • agendasamenstelling + voorbereiding (V)
    • uitnodiging leden (V)
    • Verslaglegging (V)
  • Hoofdbestuur
    • Agendasamenstelling (t)
    • Jaaragenda (V)
    • Aansturen op taakvervulling  bestuursleden (t)
    • Bewaken tijdigheid en prioriteit van vraagstukken (t)
    • Bewaken kwaliteit van stukken en documenten (t)
  • Werknemers
    • Contractgesprekken en administratieve borging daarvan (V/t)
    • Handhaving contractafspraken (t)
    • Tussentijdse evaluaties (t)
  • Commissies
    • Aanhaking van en toebedeling bestuursleden bij commissies (V)
    • Mediator bij geschillen (t)
  • Externe contacten
    • Regie op communicatie met gemeente. (t)
    • Escalatiepunt in contacten met gemeente. (t)
    • Vertegenwoordiging vereniging bij KNVB bijeenkomsten (V)
    • Regiepunt contacten met omringende verenigingen (V)
  • Aanspreekpunt leiding G-team, 2 x per jaar evaluatie (t)

Kok van Wijngaarden
Secretaris – email: secretaris

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Secretariaat hoofdbestuur
    • Kwalitatieve bewaking van inkomende post: alle (digitale) post lezen, evalueren en verder distribueren naar betreffende bestuurslid. (V/t)
    • Eindredactie uitgaande post namens bestuur. (t)
    • Verwerken vergaderresultaten in TEAMS. (t)
    • Geborgde documentatie: archivering van belangrijke documenten met als resultaat transparantie voor bestuur. (V/t)
    • Agendasamenstelling ALV (t)
  • Externe contacten
    • Ondersteuning voorzitter (t)
    • Verslaglegging overleg met derden in TEAMS (t)
  • Administratieve commissie
    • Borging hoofdlijnen van documentbeheer. (V)
    • Monitoring soorten documentatie in de vereniging. (t)
    • Kwaliteit van gedelegeerde taken aan deze commissie. (V)
  • Audits AVG, samen met bestuurslid Algemene Zaken (t)

Mat Rullens
Penningmeester – email: Penningmeester@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  •  Financiële commissie “administratief clubke”
    • Kwalitatieve aansturing deelnemers met als resultaat: geborgde vastlegging financiële boekingen en verantwoordingen. (V)
    • Beoordeling kwaliteit coderingen in Care4cash. (V/t)
    • Voorbereiding kascontrole. (V)
    • Goedkeuring betalingen.(V/t)
    • Bewaking tijdige aanvraag subsidie Gemeente. (V/t)
    • Concept opzet financiële begroting maken. (t)
  • Sponsorcommissie
    • Geborgd sponsorbeleid. (V)
    • Kwaliteit en tijdigheid van uitgaande facturen. (V)
    • Uitnodiging sponsoren bij nieuwjaarsbijeenkomst en bijzondere gebeurtenissen vereniging. (V)
    • Afwikkeling wanbetaling. (V/t)
    • Periodiek overleg met sponsorcommissie over lopende acquisitie (ook in relatie tot oud papier), facturering en wanbetaling.(t)
    • Aansturing secretaris voor laten vervaardigen van uitnodigingen van sponsoren.(t)
    • Facturering van club van 50, in overleg met commissie. (V)
    • Facturering van club van 75, in overleg met commissie. (V)
  • Kantine
    • Minimaal twee keer per jaar het uitvoeren van audits op transacties, eigen gebruik, inkoop en voorraadbeheer. (t)
    • Opzet verbeterplan met bestuurslid kantinebeleid en beheer. (t)
  • Oud papier-commissie
    • Bewaakte balans tussen inkomsten en uitgaven. (t)
    • Periodieke contacten met innemer oud papier, waaronder prijsafspraken. (t)
    • Beloningsbeleid oud papier ophalers. (V)
    • Maandelijks overzicht opgehaald oud papier en inkomsten verstrekken aan bestuur én aan commissie. (t)
  • Fiscus
    • Afwikkelen alle opgaves loonbetalingen aan fiscus. (t)
    • Kwartaalopgave BTW en opgave Loonbelasting (t)

Bestuursleden

Arno van Hal
Kantinebeheerder – email:
 Kantinebeheerder@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Inkoop en Verkoop kantinegoederen
    • Optimale inkoopprijzen goederen en diensten. (V)
    • Verkoop minimaal op begrotingsniveau. (V/t)
    • Conformiteit verkoopprijzen op basis van verenigingsscan. (t)
    • Samen met penningmeester prijsonderhandelingen met leveranciers. (t)
    • Jaarbegroting omzet en marges. (V/t)
    • Bewaking balans inkoop/verkoop op basis van registraties in Twelve en balans resultaten. (V/t)
    • Bewaking eigen gebruik. (V)
    • Beheer artikelen en inrichting kassa.(t)
    • Concept voorstellen kantineprijzen voor bestuur. (t)
  • Voorraadbeheer
    • Optimale afstemming verkoop / inkoop van goederen. (V)
    • Bewaking fraudegevoeligheid bij aanslagen op kassa en geldstromen. (V)
    • Inrichten minimum voorraden in Twelve. (t)
    • Bestellen op basis van gegevens in Twelve. (t)
    • 4 keer per jaar balans. (t)
    • Voorkomen winkeldochters. (V)
  • Barcommissie
    • Bezetting bij verkoopmomenten in kantine.
    • Wettelijk Gecertificeerde barmedewerkers.
    • Enthousiasmeren barmedewerkers door verstrekken van inzicht in resultaten.
    • Overzicht van wettelijke eisen aan barmedewerkers laten vaststellen in bestuur.
    • Vastlegging certificaten in Sportlink.
    • Uitbetalingsoverzichten verstrekken aan penningmeester – deze vergoed via bankbetaling.

Jan-Luc Matthee
Onderhoud – emailOnderhoud@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Onderhoud gebouwen en terreinen
    • Kwaliteit staat van onderhoud gebouwen en terreinen. (V)
    • Veiligheid actieve medewerkers.(V/t)
    • Budgetbewaking onderhoud.(t)
    • Opzet Meer Jaren Onderhouds – en Investeringsplan (V)
    • Jaarlijkse begroting Onderhoud gebouwen en terreinen. (t)
    • Verantwoording uitgaven aan bestuur. (V/t)
  • Onderhoudscommissie
    • Taakverdeling onderhoud ploeg.(t)
    • Prioritering aanschaf van materialen en diensten. (t)
    • Zorgt voor bemensing van en taakverdeling binnen de onderhoudscommissie. (t)
    • Goedkeuring aanschaf materialen. (V)
    • Mede uitvoeren van onderhoud. (t)
  • Gemeente
    • Operationele afstemming onderhoud groenvoorziening en gebouwen. (t)
    • Kwalitatieve borging werkzaamheden door gemeente. (V)
    • Kwaliteitscontrole na uitvoering onderhoud door Bras. (t)
    • Melden van storingen en opvolgen storingsoplossing aan installaties. (t)
    • Bijwonen overleg over duurzaamheidsinitiatieven (t)

Hans Dietvorst
Algemene zaken / automatisering / beleid

email: algemenezaken@vvvirtus.onmicrosoft.com

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Verenigingsbeleid
    • Geactualiseerd 3 jaren beleidsplan. (t)
    • Laten vaststellen verenigingsbeleid in bestuur en ALV. (t)
    • Richting geven aan handhaving van beleid. (V)
    • Ondersteuning dagelijks bestuur bij beleidsvraagstukken en externe contacten. (t)
  • Vrijwilligersbeleid en uitvoering
    • Opzet vrijwilligersbeleid (V)
    • Twee keer per jaar een commissiebijeenkomst met als doel: binden! (t)
    • Jaarlijkse wervingscampagne vrijwilligers in samenwerking met commissies. (t)
    • Synchronisatie agenda’s commissies. (V)
  • Automatisering
    • Borging AVG. (V/t)
    • Borging Automatiseringsbeleid. (V/t)
    • Ingeregelde mailboxen op basis van functionaris (t)
    • Inrichten en beheer van Sportlink, Twelve, Care4cash, TEAMS (database. Autorisaties). (V/t)
    • Beheer van computers, beeldschermen in bestuurskamer en kantine. (t)
    • Trainen van kader voor gebruik van Sportlink, Twelve, TEAMS (t)
    • Beheer gratis abonnementen O365 voor vrijwilligers. (V/t)
    • Beheer Microsoft gebruikers Virtus )V/t)
    • Beheer Microsoft Teams vergader en archiveringsomgeving (V/t)
    • Beheer Care4Cash (V/t)
  • Aanspreekpunt voor activiteitencommissie
    • Periodiek bijwonen vergadering activiteitencommissie. (t)
    • Zorgen voor vastgestelde begroting activiteitencommissie. (V)

Vacature
Jeugdzaken / jeugdvoorzitter

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Leiding geven aan jeugdbestuur
    • Opstelling en handhaving van jaaragenda. (V)
    • Aanstelling jeugdtrainers. (V)
    • Ingeregeld beleid voor  toegang slecht weer training / accommodatie planning. (V)
    • Escalatiepunt verschillen van mening binnen de jeugd over uitvoeren beleid (V)
    • Gespreksleiding vergaderingen / aanspreken op verantwoordelijkheid (V)
    • Voorzitten leiders/trainersvergadering jeugd (2 keer per jaar). (t)
    • Voorzitten ouderavond (1 keer per jaar). (t)
  • Wedstrijdsecretariaat jeugd
    • Ingerichte zaterdagdienst (V)
    • Beslissingen op verzoek wedstrijdsecretaris jeugdzaken. (t)
  • Coördinatie meisjesvoetbal
    • Stimulering meisjesvoetbal. (V)
    • Periodiek contact met Technische commissie en kader  meisjesvoetbal, dit in samenwerking met bestuurslid Technische zaken. (t)
    • Bedenken en in gang zetten promotie-acties meisjesvoetbal, dit in samenwerking met bestuurslid Algemene Zaken. (t)

Vacature
Technische zaken

Verantwoordelijkheden en taken:

  • Coördinatie heren en damesteams
    • Ingerichte zondagdienst (V)
    • Beslissingen op verzoek wedstrijdsecretaris. (t)
    • Afstemming met wedstrijdsecretaris jeugdafdeling (V)
    • Inroosteren functionarissen zondagdienst. (V)
    • Bewaken kwaliteit van aantal vriendschappelijke wedstrijden per team. (V)
    • 2 keer per jaar overleg met leiding herenteams en 2 keer per jaar met leiding damesteams. (t)
  • Wedstrijdsecretariaat senioren
    • Ingerichte zondagdienst (V)
    • Beslissingen op verzoek wedstrijdsecretaris. (t)
    • Afstemming met wedstrijdsecretaris jeugdafdeling (V)
    • Inroosteren functionarissen zondagdienst. (V)
    • Bewaken kwaliteit van aantal vriendschappelijke wedstrijden per team. (V)
    • Periodiek overleg met wedstrijdsecretarissen jeugd, senioren en kantinebeheerder. (t)
  • Technische commissie
    • Vastgestelde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van technische commissie. (V)
    • Ingerichte technische commissie. (V)
    • Groepsbinding Technisch Kader. (t)
    • Wekelijkse afstemming met Coördinator Technische Zaken. (t)
    • Vertegenwoordiger bestuur bij laatste ronde kandidaat-gesprekken met werknemers. (V)
    • Ledenwerving technische commissie. (V)
    • Organiseren van kwartaalbijeenkomsten Technisch kader, de zogenaamde technische avonden. (V)
    • Gespreksleider /facilitator technisch kader jeugd. (t)
    • Samen met CTZ inrichten programma voor kwaliteitsverbetering van trainers prestatief en recreatief. (V)
    • Eindstem bij escalatie indeling teamspelers, waaronder toetsing aan beleid (t)

Commissies en aanspreekpunten

Vacature
Sponsorzaken

Erik de Waard
Oud papier

Marian Cullens
Financiële Administratie

Wendy van de Luijtgaarde
Financiële Administratie

Hans Vonk
Webmaster

Erik de Waard / Hans Vonk
Activiteitencommissie

Jos Verheijen / Henk Sweere / Jan Beljaars
Club van 50

Michel van Buuren
Wedstrijdsecretaris jeugd

email: Wedstrijdsecretariaat@vvvirtus.onmicrosoft.com

Hans Baremans
Wedstrijdsecretaris senioren

email: jdmc.baremans@ziggo.nl